Administrative Assistant - Operations and Construction/Adjoint(e) administratif(ve) – Opérations et construction
About the role
About Leyad Leyad is a Montreal-based real estate investment and management firm with a diverse portfolio of residential and commercial properties across Canada. For over a decade, we've focused on creating long-term value through strategic, sustainable investments and a commitment to excellence. Our success stems from our ability to identify opportunities where others see challenges and consistently deliver strong results for our clients and tenants.
Position Summary We are seeking a highly organized and proactive Administrative Assistant – Operations & Construction to provide administrative support to our Operations and Construction teams. In this role, you will help ensure the efficient day-to-day coordination of projects and operational activities by managing documentation, maintaining records, coordinating meetings, and supporting reporting and administrative processes.
The ideal candidate is detail-oriented, thrives in a fast-paced environment, and enjoys working collaboratively with multiple internal departments, contractors, consultants, and vendors.
Key Responsibilities Provide administrative support to the Operations and Construction teams. Coordinate meetings, prepare agendas, record meeting minutes, and distribute follow-up action items. Maintain and organize project files, contracts, permits, drawings, and other operational documentation. Process invoices, purchase orders, work orders, and other project-related documentation. Assist with preparing reports, presentations, spreadsheets, and other administrative documents. Maintain accurate records and ensure documentation is complete, current, and properly filed. Support project and operational reporting by collecting, organizing, and tracking relevant information. Coordinate communication with contractors, consultants, vendors, and internal stakeholders. Monitor administrative deadlines and assist with scheduling inspections, meetings, and project milestones. Assist with data entry and maintaining information within internal systems and databases. Perform general administrative duties, including correspondence, filing, document preparation, and office support. Provide additional administrative support to the Operations and Construction teams as required.
Qualifications 3–5 years of administrative experience supporting Operations or Construction teams. Excellent organizational skills with exceptional attention to detail. Experience coordinating meetings, maintaining records, processing documentation, and supporting reporting activities. Strong document management and file organization skills. Proficiency in Microsoft Office, including Outlook, Word, Excel, and PowerPoint. Excellent written and verbal communication skills. Ability to manage multiple priorities while meeting deadlines in a fast-paced environment. Professional, proactive, and collaborative approach to work.
Preferred Qualifications Diploma or certificate in Business Administration, Office Administration, or a related field. Experience working in the construction, real estate, property management, or engineering industry is considered an asset. Familiarity with document management systems or project management software is an asset.
Why Join Leyad? At Leyad, you'll join a collaborative and forward-thinking team that values integrity, innovation, and excellence. As an Administrative Assistant – Operations & Construction, you'll play an important role in supporting the teams responsible for maintaining and developing our growing real estate portfolio. Working alongside experienced professionals, you'll contribute to the successful execution of operational and construction initiatives while building your career in a dynamic and supportive environment.
À propos de Leyad Leyad est une société montréalaise d'investissement et de gestion immobilière possédant un portefeuille diversifié de propriétés résidentielles et commerciales à travers le Canada. Depuis plus de dix ans, nous nous consacrons à la création de valeur à long terme grâce à des investissements stratégiques et durables ainsi qu'à un engagement envers l'excellence. Notre succès repose sur notre capacité à repérer des occasions là où d'autres voient des défis, tout en offrant constamment des résultats solides à nos clients et à nos locataires.
Sommaire du poste Nous sommes à la recherche d'un(e) Adjoint(e) administratif(ve) – Opérations et construction hautement organisé(e) et proactif(ve) afin de fournir un soutien administratif à nos équipes des opérations et de la construction. Dans ce rôle, vous contribuerez au bon déroulement des projets et des activités opérationnelles quotidiennes en assurant la gestion de la documentation, le maintien des dossiers, la coordination des réunions ainsi que le soutien aux processus administratifs et de production de rapports.
Le candidat idéal est minutieux, s'épanouit dans un environnement dynamique et apprécie le travail collaboratif avec plusieurs services internes, entrepreneurs, consultants et fournisseurs.
Principales responsabilités Fournir un soutien administratif aux équipes des opérations et de la construction. Coordonner les réunions, préparer les ordres du jour, rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des actions à entreprendre. Maintenir et organiser les dossiers de projets, contrats, permis, plans et autres documents opérationnels. Traiter les factures, les bons de commande, les bons de travail et toute autre documentation liée aux projets. Participer à la préparation de rapports, de présentations, de feuilles de calcul et d'autres documents administratifs. Maintenir des dossiers précis et s'assurer que toute la documentation est complète, à jour et correctement classée. Soutenir la production de rapports liés aux projets et aux opérations en recueillant, organisant et assurant le suivi des informations pertinentes. Coordonner les communications avec les entrepreneurs, les consultants, les fournisseurs et les parties prenantes internes. Assurer le suivi des échéances administratives et contribuer à la planification des inspections, des réunions et des principales étapes des projets. Effectuer la saisie de données et maintenir à jour les informations dans les systèmes et bases de données internes. Effectuer diverses tâches administratives générales, notamment la correspondance, le classement, la préparation de documents et le soutien de bureau. Fournir un soutien administratif supplémentaire aux équipes des opérations et de la construction, au besoin.
Qualifications De 3 à 5 ans d'expérience en soutien administratif auprès d'équipes des opérations ou de la construction. Excellentes aptitudes organisationnelles et souci du détail exceptionnel. Expérience dans la coordination de réunions, la gestion de dossiers, le traitement de documents et le soutien aux activités de production de rapports. Solides compétences en gestion documentaire et en organisation de fichiers. Maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment Outlook, Word, Excel et PowerPoint. Excellentes aptitudes en communication, tant à l'oral qu'à l'écrit. Capacité à gérer plusieurs priorités tout en respectant les échéances dans un environnement dynamique. Approche professionnelle, proactive et collaborative.
Qualifications souhaitées Diplôme d'études collégiales (DEC), certificat ou diplôme en administration des affaires, en techniques de bureau, ou dans un domaine connexe. Une expérience dans les secteurs de la construction, de l'immobilier, de la gestion immobilière ou de l'ingénierie constitue un atout. Une connaissance des systèmes de gestion documentaire ou des logiciels de gestion de projets constitue un atout.
Pourquoi joindre Leyad? Chez Leyad, vous intégrerez une équipe collaborative et tournée vers l'avenir qui valorise l'intégrité, l'innovation et l'excellence. À titre d'Adjoint(e) administratif(ve) – Opérations et construction, vous jouerez un rôle clé en soutenant les équipes responsables de l'entretien et du développement de notre portefeuille immobilier en pleine croissance. En travaillant aux côtés de professionnels expérimentés, vous contribuerez à la réussite de nos initiatives opérationnelles et de construction tout en développant votre carrière dans un environnement dynamique et stimulant.
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About the role
About Leyad Leyad is a Montreal-based real estate investment and management firm with a diverse portfolio of residential and commercial properties across Canada. For over a decade, we've focused on creating long-term value through strategic, sustainable investments and a commitment to excellence. Our success stems from our ability to identify opportunities where others see challenges and consistently deliver strong results for our clients and tenants.
Position Summary We are seeking a highly organized and proactive Administrative Assistant – Operations & Construction to provide administrative support to our Operations and Construction teams. In this role, you will help ensure the efficient day-to-day coordination of projects and operational activities by managing documentation, maintaining records, coordinating meetings, and supporting reporting and administrative processes.
The ideal candidate is detail-oriented, thrives in a fast-paced environment, and enjoys working collaboratively with multiple internal departments, contractors, consultants, and vendors.
Key Responsibilities Provide administrative support to the Operations and Construction teams. Coordinate meetings, prepare agendas, record meeting minutes, and distribute follow-up action items. Maintain and organize project files, contracts, permits, drawings, and other operational documentation. Process invoices, purchase orders, work orders, and other project-related documentation. Assist with preparing reports, presentations, spreadsheets, and other administrative documents. Maintain accurate records and ensure documentation is complete, current, and properly filed. Support project and operational reporting by collecting, organizing, and tracking relevant information. Coordinate communication with contractors, consultants, vendors, and internal stakeholders. Monitor administrative deadlines and assist with scheduling inspections, meetings, and project milestones. Assist with data entry and maintaining information within internal systems and databases. Perform general administrative duties, including correspondence, filing, document preparation, and office support. Provide additional administrative support to the Operations and Construction teams as required.
Qualifications 3–5 years of administrative experience supporting Operations or Construction teams. Excellent organizational skills with exceptional attention to detail. Experience coordinating meetings, maintaining records, processing documentation, and supporting reporting activities. Strong document management and file organization skills. Proficiency in Microsoft Office, including Outlook, Word, Excel, and PowerPoint. Excellent written and verbal communication skills. Ability to manage multiple priorities while meeting deadlines in a fast-paced environment. Professional, proactive, and collaborative approach to work.
Preferred Qualifications Diploma or certificate in Business Administration, Office Administration, or a related field. Experience working in the construction, real estate, property management, or engineering industry is considered an asset. Familiarity with document management systems or project management software is an asset.
Why Join Leyad? At Leyad, you'll join a collaborative and forward-thinking team that values integrity, innovation, and excellence. As an Administrative Assistant – Operations & Construction, you'll play an important role in supporting the teams responsible for maintaining and developing our growing real estate portfolio. Working alongside experienced professionals, you'll contribute to the successful execution of operational and construction initiatives while building your career in a dynamic and supportive environment.
À propos de Leyad Leyad est une société montréalaise d'investissement et de gestion immobilière possédant un portefeuille diversifié de propriétés résidentielles et commerciales à travers le Canada. Depuis plus de dix ans, nous nous consacrons à la création de valeur à long terme grâce à des investissements stratégiques et durables ainsi qu'à un engagement envers l'excellence. Notre succès repose sur notre capacité à repérer des occasions là où d'autres voient des défis, tout en offrant constamment des résultats solides à nos clients et à nos locataires.
Sommaire du poste Nous sommes à la recherche d'un(e) Adjoint(e) administratif(ve) – Opérations et construction hautement organisé(e) et proactif(ve) afin de fournir un soutien administratif à nos équipes des opérations et de la construction. Dans ce rôle, vous contribuerez au bon déroulement des projets et des activités opérationnelles quotidiennes en assurant la gestion de la documentation, le maintien des dossiers, la coordination des réunions ainsi que le soutien aux processus administratifs et de production de rapports.
Le candidat idéal est minutieux, s'épanouit dans un environnement dynamique et apprécie le travail collaboratif avec plusieurs services internes, entrepreneurs, consultants et fournisseurs.
Principales responsabilités Fournir un soutien administratif aux équipes des opérations et de la construction. Coordonner les réunions, préparer les ordres du jour, rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des actions à entreprendre. Maintenir et organiser les dossiers de projets, contrats, permis, plans et autres documents opérationnels. Traiter les factures, les bons de commande, les bons de travail et toute autre documentation liée aux projets. Participer à la préparation de rapports, de présentations, de feuilles de calcul et d'autres documents administratifs. Maintenir des dossiers précis et s'assurer que toute la documentation est complète, à jour et correctement classée. Soutenir la production de rapports liés aux projets et aux opérations en recueillant, organisant et assurant le suivi des informations pertinentes. Coordonner les communications avec les entrepreneurs, les consultants, les fournisseurs et les parties prenantes internes. Assurer le suivi des échéances administratives et contribuer à la planification des inspections, des réunions et des principales étapes des projets. Effectuer la saisie de données et maintenir à jour les informations dans les systèmes et bases de données internes. Effectuer diverses tâches administratives générales, notamment la correspondance, le classement, la préparation de documents et le soutien de bureau. Fournir un soutien administratif supplémentaire aux équipes des opérations et de la construction, au besoin.
Qualifications De 3 à 5 ans d'expérience en soutien administratif auprès d'équipes des opérations ou de la construction. Excellentes aptitudes organisationnelles et souci du détail exceptionnel. Expérience dans la coordination de réunions, la gestion de dossiers, le traitement de documents et le soutien aux activités de production de rapports. Solides compétences en gestion documentaire et en organisation de fichiers. Maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment Outlook, Word, Excel et PowerPoint. Excellentes aptitudes en communication, tant à l'oral qu'à l'écrit. Capacité à gérer plusieurs priorités tout en respectant les échéances dans un environnement dynamique. Approche professionnelle, proactive et collaborative.
Qualifications souhaitées Diplôme d'études collégiales (DEC), certificat ou diplôme en administration des affaires, en techniques de bureau, ou dans un domaine connexe. Une expérience dans les secteurs de la construction, de l'immobilier, de la gestion immobilière ou de l'ingénierie constitue un atout. Une connaissance des systèmes de gestion documentaire ou des logiciels de gestion de projets constitue un atout.
Pourquoi joindre Leyad? Chez Leyad, vous intégrerez une équipe collaborative et tournée vers l'avenir qui valorise l'intégrité, l'innovation et l'excellence. À titre d'Adjoint(e) administratif(ve) – Opérations et construction, vous jouerez un rôle clé en soutenant les équipes responsables de l'entretien et du développement de notre portefeuille immobilier en pleine croissance. En travaillant aux côtés de professionnels expérimentés, vous contribuerez à la réussite de nos initiatives opérationnelles et de construction tout en développant votre carrière dans un environnement dynamique et stimulant.