Administrateur(trice) du financement hypothécaire

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MCAP en un coup d’œil

En vous joignant à MCAP, vous ferez partie de nos effectifs diversifiés composés de personnes hautement talentueuses qui sont reconnues pour leur expertise et leurs succès! À MCAP, votre expertise professionnelle, votre engagement envers le travail d’équipe et votre passion pour l’excellence du service sont reconnus et récompensés au moyen d’une rémunération totale concurrentielle, d’une carrière qui favorise l’apprentissage continu et le perfectionnement (formation officielle et non officielle) et des occasions passionnantes dans un milieu entrepreneurial dynamique.

Le rôle

Il incombe au titulaire de ce poste de contribuer au succès de MCAP tout en finançant divers types de prêts hypothécaires pour résidences unifamiliales, y compris au moyen de financement provisoire. Le coordonnateur ou la coordonnatrice de la conclusion des prêts hypothécaires sera tenu de veiller à l’intégrité des données des documents juridiques et des documents d’identification du client.

Les coordonnateurs de la conclusion des prêts hypothécaires jouent un rôle vital dans la promotion de l’image professionnelle de toutes nos entreprises tout en tissant et en conservant des relations de qualité. Le titulaire de ce poste aura la responsabilité d’examiner la documentation en respectant les ententes relatives aux niveaux de service prescrits, en assurant la conformité avec les lignes directrices en matière d’octroi de prêts de MCAP et en repérant tout problème éventuel, de sorte que MCAP, nos clients et les investisseurs soient protégés. En plus de l’examen de la documentation, il incombe au titulaire de ce poste d’effacer les tâches applicables du système administratif.

De plus, le coordonnateur/la coordonnatrice de la conclusion des prêts hypothécaires recevra et administrera tous les appels téléphoniques et les courriels des cabinets d’avocats et des sociétés d’assurance de titres, du stade du traitement au stade du financement. Le coordonnateur de la conclusion des prêts hypothécaires sera tenu au cours de ce processus de fournir des renseignements détaillés et une formation aux divers parajuristes et cabinets d’avocats quant à la manière de remplir nos documents. Il ou elle sera en mesure de répondre à leurs éventuelles questions à propos de l’opération. Le titulaire du poste devra prioriser le traitement du dossier et examiner tous les documents hypothécaires dûment remplis ainsi que tout document provenant du cabinet d’avocats, des sociétés d’assurance de titres et des tarificateurs en fonction des demandes du client. Il lui faudra comprendre l’opération, les modifications, et veiller à ce qu’elles soient conformes à l’ensemble de nos politiques. Il convient de s’acquitter de toutes les exigences du poste tout en offrant aux cabinets d’avocats, aux sociétés d’assurance de titres et au personnel interne un excellent service à la clientèle.

Traiter la documentation

• Examiner et vérifier les documents de prêt et les renseignements fournis par les avocats, les notaires et les sociétés d’assurance de titres, afin de s’assurer que les exigences liées au préfinancement sont respectées à temps pour la date de financement.
• S’assurer que les documents d’identification du client dûment remplis (règle dite « Connaissez votre client ») sont fournis avant le financement. Vérifier si la mise de fonds et l’emploi indiqué étayent les renseignements inscrits au dossier. Idéalement, le tout est fourni au moins dans les 48 heures qui précèdent la conclusion.
• À la réception des lettres de prêts hypothécaires et des demandes de fonds, examiner les dates de clôture inscrites sur les documents fournis et les comparer à ce qui est noté dans le système pour vérifier si les dates ont changé ou réacheminer le dossier à l’avocat.
• Examiner et s’assurer que la date du premier paiement correspond bien aux conditions prévues et déterminer de manière appropriée si le client est responsable du paiement des impôts fonciers avant d’avancer les fonds.
• S’assurer que les noms qui figurent sur l’ébauche de l’acte hypothécaire et sur le formulaire de vérification et d’identification du client correspondent tous à ce que nous avons en dossier, et noter tout alias à l’appui si le nom diffère de celui qui figure dans la demande au moment de l’examen.
• Confirmer si l’adresse de la propriété et l’adresse postale correspondent bien à ce qui se trouve dans notre système. Si l’adresse diffère et qu’une explication insatisfaisante est fournie par l’avocat, le dossier doit être transmis au tarificateur ou au gestionnaire à des fins d’examen.
• Veiller à ce que toutes les tâches liées à l’examen de la documentation soient exécutées conformément aux procédures et aux exigences système énoncées en fonction de la marque, y compris les dates d’expiration des taux.

Prêter son aide pour les opérations liées à la conclusion des prêts

• Gérer les rapports de financement quotidiens et prioriser les dossiers en fonction de la date de clôture, puis de la date ou de l’heure du document pour s’assurer que l’entente de niveau de service (ENS) est respectée.
• Répondre aux éventuelles questions ou demandes de la part des cabinets d’avocats, des sociétés d’assurance de titres ou des membres du personnel interne pour assurer l’exécution précise et en temps voulu de chaque opération hypothécaire.
• Transmettre toute documentation ou toute question au gestionnaire ou au responsable de la transmission des dossiers aux échelons supérieurs pour examen
• Fournir à l’avocat les modifications demandées pour assurer l’exactitude des documents requis pour la clôture
• Veiller à ce que les changements importants soient communiqués à l’avocat une fois envoyées les instructions initiales.
• Effectuer le suivi auprès des cabinets d’avocats ou sociétés d’assurance de titres cinq (5) jours avant le financement et aussi trois (3) jours avant le financement pour confirmer que le prêt hypothécaire sera financé à temps et pour confirmer la réception de la demande de fonds.
• Faire intervenir le tarificateur ou la tarificatrice cinq (5) jours avant le financement pour le respect des conditions liées à la conclusion en temps voulu à l’égard des achats si ces conditions n’ont pas encore été respectées
• S’assurer que le taux exact est établi dans le dossier 48 heures avant le financement. Tout dossier dont les conditions sont toujours en suspens doit être transmis sur-le-champ au gestionnaire.
• Commander et examiner les relevés de paiement du Service des relevés et mettre à jour les données de NOVA/Atlas au besoin.
• Établir le virement/TEF automatique ou les virements manuels au besoin pour que les fonds liés au prêt hypothécaire arrivent à temps. L’objectif consiste à recevoir au moins 50 % des fonds par TEF (transfert électronique de fonds). Au besoin, créer des chèques au moyen de la solution Binatek après 17 h, HNE.
• Vérifier si les données du compte en fiducie de l’avocat sont exactes avant de déterminer que les fonds peuvent être déposés.
• Effectuer le suivi auprès des avocats, des notaires ou des sociétés d’assurance de titres à l’égard de toute condition en suspens, pour s’assurer qu’elle sera respectée dans les 48 heures qui précèdent la conclusion.
• Assurer la liaison avec les avocats, les notaires ou les sociétés d’assurance de titres lorsque nous sommes tenus d’obtenir d’autres documents qui n’avaient pas été demandés initialement au moment de la conclusion.
• Prendre rapidement des dispositions quant aux retards des conclusions de prêts hypothécaires dans le cas des dossiers pour lesquels les fonds déboursés ont été retournés et veiller à ce que les Services de la tarification et des finances soient au courant que les fonds ont été retournés et qu’une nouvelle date de clôture est nécessaire.
• Traiter les modifications que vous êtes autorisé à traiter et transmettre les modifications qui ne relèvent pas de votre autorité au gestionnaire ou au responsable de la transmission des dossiers aux échelons supérieurs, ou encore au tarificateur/à la tarificatrice.

Gestion des relations

• S’assurer que les documents sont conformes aux ENS (ententes de niveau de service) par rapport au moment de leur envoi, peu importe les dates futures de clôture.
• Assurer la liaison avec des tiers tels que FCT, FNF, les cabinets d’avocats et les études de notaires afin de garantir un processus de financement en douceur, et fournir un niveau de service à la clientèle qui témoigne de notre volonté d’être les meilleurs de notre catégorie.
• Répondre aux demandes de renseignements des avocats et notaires après le financement ou les orienter vers le Service approprié.
• Effectuer le suivi auprès des avocats, des notaires ou des sociétés d’assurance de titres à l’égard des fonds retournés, ou confirmer l’avis de levée des retenues.
• Veiller à ce que la documentation « Connaissez votre client » soit reçue 48 heures avant le financement, dans la mesure du possible, et systématiquement avant le financement du prêt hypothécaire.
• Observer un délai d’exécution de deux (2) heures pour la messagerie vocale et les messages par courriel.
• Apporter son aide lorsque des questions sont posées quant aux conditions ou à la politique et aux lignes directrices de MCAP afin d’assurer une conclusion exacte et en temps opportun, tel que prévu.

Votre contribution à l’équipe

• L’expérience du domaine des services bancaires ou de la comptabilité, ou des études en administration des affaires, seraient considérées comme un atout.
• L’expérience auprès des clients, au téléphone ou en personne, serait un atout.
• Minimum d’un an d’expérience professionnelle dans le secteur des services.
• L’expérience dans un milieu professionnel est exigée
• Énergique, extraverti(e) et confiant(e)
• Capacité d’évoluer dans un environnement hautement dynamique, avec de hauts volumes de modifications des données
• Responsable de son propre rendement
• Souci du détail
• Capacité d’apprendre et de retenir des renseignements complexes, pour ensuite les appliquer et les communiquer aux autres
• La maîtrise de l’informatique est INDISPENSABLE
• Compétences nécessaires pour la saisie au clavier des données tout en naviguant d’un système à l’autre et en communiquant avec les clients au téléphone
• Maîtrise d’Outlook, de Word et d’Excel
• Capacité reconnue de favoriser de saines relations
• Prendre l’initiative de soutenir son équipe et d’aider les autres dans la mesure du possible
• Il vous faudra collaborer avec le tarificateur ou la tarificatrice pour aborder tout changement apporté au dossier qui surviendrait pendant le processus de clôture ou poR les dossiers urgents.
• Posséder un sens des responsabilités à l’égard des dossiers pour garantir le financement en temps voulu, tout en veillant à l’exactitude des taux, des montants et des données.
• En tant que membre de l’équipe hautement performant au cours des séances d’encadrement, il vous faudra donner une rétroaction constructive au moyen d’exemples détaillés quant aux aspects que l’équipe peut améliorer
• Aptitudes exceptionnelles à communiquer, tant à l’oral qu’à l’écrit
• Excellentes compétences organisationnelles et en gestion du temps et capacité d’établir des priorités
• Solides compétences analytiques et en résolution de problèmes
• Solides compétences en service à la clientèle
• Motivation et capacité à travailler de façon autonome et en équipe
• Capacité de s’acquitter de ses fonctions avec intégrité et d’assumer la responsabilité de ses actions
• Diplôme collégial
• Le bilinguisme (français et anglais) est requis pour ce poste

Faites partie de quelque chose de grand

MCAP est l’une des plus importantes sociétés indépendantes de financement hypothécaire du Canada, avec des actifs sous gestion de plus de 150 milliards de dollars. Elle propose des solutions en matière d’hypothèques résidentielles et commerciales. Depuis plus de 35 ans, MCAP consent, négocie, titrise des prêts hypothécaires et en assure le service dans ses bureaux partout au Canada. De plus, MCAP octroie des prêts hypothécaires résidentiels exclusivement par l’entremise du canal de courtage hypothécaire, car nous sommes d’avis que le professionnalisme d’un courtier ou d’une courtière en hypothèques est la meilleure option dont dispose le consommateur et MCAP fait activement la promotion à la grandeur du pays des services offerts par les courtiers hypothécaires. MCAP est également chef de file sur le marché canadien des prêts à la construction résidentielle et est active à ce chapitre depuis plus de 25 ans. Nos équipes de professionnels dévoués servent divers clients à l’échelle du Canada, tels que des promoteurs, des constructeurs et des prêteurs.

Bilingual Mortgage Funding Administrator

MCAP at a Glance

Joining MCAP means you will be a part of our diverse workforce of highly talented individuals who are recognized for their expertise and success! At MCAP, your professional expertise, commitment to teamwork and passion for service excellence are recognized and rewarded with competitive total rewards offering, a career with continuous learning and development (formal & informal training), and exciting opportunities in a dynamic, entrepreneurial environment.

The Role

This position is responsible for contributing to the success of MCAP while funding various types of single-family residential mortgages, including bridge financing. The Closing Co Ordinator will be required to ensure data integrity of legal documents and client identification documents.

The Closing coordinators are vital in promoting a professional image to all our business while building and maintaining quality relationships. This position will be responsible for reviewing documentation within prescribed service levels agreements, ensuring compliance with MCAP lending guidelines and identifying any issues so that MCAP, our clients and investors are protected. In addition to reviewing documentation, this role is also accountable for clearing the applicable administrative system tasks.

The Closing Coordinator will also receive and administer all phone calls and emails from law firms and Title Insurers from the instruction stage through to the funding stage. The Closing Coordinator will be required during this process to provide detailed information and training to various paralegals and law firms on how to complete our documentation and be able to answer any questions they may have about the transaction. The position is responsible to prioritize the instructing of the file and review all the completed mortgage documents and any from the law firm, Title insurers and Underwriters based on client requests. They are required to understand the transaction, the changes and ensure these meet all our policies. All job requirements must be met while providing superior customer service to the law firms, title insurers and internal staff.

Process Documentation

• Review and verify loan documents and information provided by solicitors, notaries or title insurers, to ensure all pre-funding requirements are met in time for the funding date.
• Ensure fully completed Customer Identification (Know Your Client) documentation is provided prior to funding. Identify that the down payment and employment indicated support the information in the file. Ideally, this is provided within 48 hours prior to closing at minimum.
• Upon receipt of Mortgage Drafts and Request for Funds, review closing dates on documents provided against what is noted on the system to confirm dates have not changed or refer the file back to the Solicitor
• Review and ensure the first payment date mirror the committed terms as well as correctly identify if client is responsible for property taxes before advancing funds.
• Ensure the names on the draft mortgage, Customer Identification Verification Form all match to what we have on file, and note any supporting AKA if name differs from application at time of review.
• Confirm subject property and mailing address, match to what is on the system. If the address differs and an unsatisfactory explanation is provided by the solicitor, file is escalated to the underwriter or manager for review.
• Ensure all tasks related to the documentation review are completed in accordance with the system requirements/procedures set out per brand, including rate expiry dates.

Assist with closing related transactions

• Manage daily funding reports and prioritizing files based on closing date, then time of document to ensure we are within SLA.
• Respond to any questions or requests law firms/title insurers or internal staff members may have to ensure timely and accurate completion of each mortgage transaction
• Escalate any documentation or questions to the Manager for review
• Provide solicitor with amendments as required to ensure accurate closing documentation
• Ensure material changes are communicated to the solicitor after the initial instructions are sent.
• Follow up with law firms/Title insurers 5 day prior to funding and 3 days prior to funding to confirm the mortgage will fund on time and for the receipt of the requisition for funds.
• Engage Underwriter 5 days prior to funding to obtain conditions for timely closings for purchases if still outstanding
• Ensure the correct rate is set up on the file 48 hours prior to funding. Any files with outstanding conditions refer to the manager or underwriter immediately
• Review payout statements from the statement department and update information in the origination system as required.
• Ensure all files are ready to fund by EFT/Wires 1-2 business days prior to funding
• Verify that the solicitor’s trust account information is accurate before determining that funds may be deposited. If there is a mismatch contact Underwriting support to have the updates made before issuing funds.
• Follow-up with solicitors, notaries or Title Insurer on any outstanding conditions, to be satisfied within 48 hours of closing.
• Liaise with solicitors, notaries or title insurers when we are required to obtain additional documents that were not originally requested at time of closing.
• Promptly setup delayed closings for files with funds disbursed being returned and ensuring underwriting and finance has advised of funds being returned and new closing date.
• Ensure any amendments are within your authority referring any amendments outside of your authority to the Manager or Underwriter

Relationship Management

• Ensure documents are within SLA of time sent, regardless of future closing dates.
• Ability to liaise with third parties such as FCT, FNF, solicitors and notary offices to ensure a smooth funding process and provide a customer service level that demonstrates our strive to be “best in class.”
• Respond to solicitors’ & notaries’ inquiries post funding or refer them to the appropriate department.
• Follow-up with solicitors, notaries or Closing centers for returned funds, or confirmation of notice of release on holdbacks. Ensure Know Your Customer documentation is received 48 hours prior to funding whenever possible and always prior to funding the mortgage
• Maintain a 2-hour turnaround time on voicemail and email messages
• Assist with any questions regarding conditions or MCAP policy and guidelines to ensure timely / accurate closing as scheduled

What You Bring To The Team

• Banking, Accounting experience or education in Business Administration would be an asset
• Experience dealing with clients by phone or in person would be an asset
• Experience in a professional environment is a requirement
• Should have minimum 1-year previous work experience in the service industry
• Energetic, outgoing and confident
• Must have the ability to work in a fast-paced environment, with high volumes of information changes
• Accountable for own performance
• Must be detail oriented
• Ability to learn and retain complex information, and then apply and communicate the information to others
• Computer proficiency a MUST
• Must have keyboarding skills to enter date while simultaneously navigating through various systems and communicating over the telephone
• Proficient in Word and Excel, Outlook
• Experience in a professional environment is a requirement
• Proven ability to foster relationships
• Take initiative to support to your team and assist others where possible
• You will be required to work with the underwriter to address any changes to the file that come up during closing process or for rush files
• Must have a sense of accountability for files funding on time with the correct rate, amount and data accuracy
• As a high performing team player during coaching sessions you will be required to provide constructive feedback using detailed examples on areas the team can improve on
• Exceptional oral and written communication skills
• Excellent organizational and time-management skills ability to prioritize
• Strong analytical and problem-solving skills
• Strong customer service skills
• Self-driven, motivated with the ability to work independently and in a team environment
• Carries out duties with integrity and takes responsibility for actions
• College diploma
• French and English is required for this role

If this sounds like you and you are looking to be a part of one of Canada’s largest independent mortgage finance companies, then we want to hear from you!

Be A Part Of Something Great

MCAP is Canada’s largest independent Mortgage Finance company with over $150 billion in assets under management providing mortgage solutions for residential and commercial properties. For over 35 years, MCAP originates, trades, securitizes and services mortgages in offices across Canada. MCAP originates residential mortgages exclusively through the mortgage broker channel as we believe that a professional mortgage broker is a consumer's best option and MCAP actively promotes the services of mortgage brokers across the country. MCAP is also a leader in the Canadian residential construction lending market with over 25 years in the business. Our teams of dedicated professionals serve a variety of developer, construction and lender clients across Canada.

Position #: req2200

Employment Status: Permanent Full Time

Location: Montreal; Quebec

Number Of Openings: 1

Department: Residential

Internal Job Title: Closing Coordinator

Salary Range: $48,000 - $54,000

The above information in this description has been designed to indicate the general nature and level of work performed by employees in the position. It is not designated to contain a comprehensive inventory of all duties, responsibilities, and qualifications required of employees assigned to this job.

MCAP provides equal opportunities for all applicants and is committed to fostering an inclusive, accessible environment, where all employees feel valued, respected and supported throughout the recruitment and employment process. If you require accommodation, we will work with you to meet your needs.