Adjointe administrative spécialisée en services financiers

Job summary

Support financial advisors and management with client files and administrative operations, including opening and updating files, preparing and checking documents, and coordinating with partner institutions. Handle calls, client reception, appointments, calendars, clerical tasks, and email while maintaining professional confidentiality and contributing to process improvements.

Job details

Description du poste En tant qu’adjoint·e administratif·ve spécialisé·e en services financiers chez Monarque Conseil – Cabinet de Services Financiers, vous soutenez au quotidien les conseillers et la direction dans la gestion des dossiers clients et des opérations administratives. Vous assurez l’ouverture, la mise à jour et le suivi des dossiers financiers, la préparation de la documentation, la vérification des formulaires et la coordination avec les institutions partenaires. Vous gérez les appels, l’accueil des clients, la prise de rendez-vous et la gestion de l’agenda, tout en veillant à offrir un service professionnel et confidentiel. Vous effectuez diverses tâches cléricales (classement, numérisation, saisie et mise en page de documents, gestion des courriels) et participez à l’amélioration continue des processus internes. Il s’agit d’un poste à temps plein, en présentiel, basé à Repentigny, QC. Qualifications Compétences en assistance administrative : Maîtrise de l’assistance administrative, des tâches cléricales (classement, saisie de données, gestion de dossiers) et de l’organisation du travail de bureau. Compétences en assistance de direction : Expérience en assistance administrative de niveau exécutif, gestion d’agendas, préparation de réunions et suivi rigoureux des actions à entreprendre. Compétences en communication et service à la clientèle : Excellente communication écrite et orale en français, aptitudes relationnelles développées, sens du service et capacité à interagir avec une clientèle diversifiée dans le domaine financier. Compétences téléphoniques : Maîtrise des bonnes pratiques d’étiquette téléphonique, gestion professionnelle des appels entrants et sortants, prise de messages et redirection efficace. Autres compétences appréciées : Connaissance du secteur des services financiers, maîtrise des outils bureautiques (Suite Microsoft Office ou équivalent), sens aigu de la confidentialité, rigueur, autonomie et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.

What you’ll do

Support financial advisors and management with client files and administrative operations, including opening and updating files, preparing and checking documents, and coordinating with partner institutions. Handle calls, client reception, appointments, calendars, clerical tasks, and email while maintaining professional confidentiality and contributing to process improvements.

Requirements

The role calls for strong administrative and clerical abilities, executive support experience, calendar and meeting coordination, and careful follow-up. Candidates should communicate effectively in French, provide excellent customer service, handle calls professionally, and demonstrate organization, confidentiality, autonomy, and the ability to manage competing priorities; financial services knowledge and Microsoft Office proficiency are valued.

Listed skills

• Customer service · Preferred
• written communication · Preferred
• Organization · Preferred
• Multitasking · Preferred
• Microsoft Office · Preferred
• Data entry · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Assistance
• Clerical Tasks
• File Management
• Data Entry
• Executive Assistance
• Calendar Management
• Meeting Preparation
• Written Communication
• Verbal Communication
• Customer Service
• Telephone Etiquette
• Microsoft Office
• Confidentiality
• Organization
• Multitasking
• Financial Services Knowledge

Job areas

• Administrative
• Finance & Accounting
• Customer Service & Support