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Job summary

The legal assistant will prepare and revise legal documents, manage correspondence, and coordinate communications between lawyers, clients, and internal teams. Additionally, they will handle administrative tasks such as file organization, billing, agenda management, and event planning support.

Job details

Poste permanent - Bureau de Montréal – Hybride On cherche un.e adjoint.e pour rejoindre notre équipe en financement bancaire. Dans ce rôle clé, tu contribueras activement à la réalisation du travail juridique et administratif. Les défis que nous te proposons : * Tu prépareras, réviseras et corrigeras la correspondance ainsi que divers documents juridiques ou administratifs, et coordonneras les communications avec les avocat·e·s, les client·e·s et les équipes internes; * Tu géreras l’inventaire des certificats d’action; * Tu assureras le suivi des dossiers et des échéanciers; * Tu procéderas aux recherches de conflits, prépareras les lettres d’engagement, et t’occuperas de l’ouverture, de l’organisation et du classement des dossiers physiques et virtuels; * Tu prépareras et effectueras les suivis liés aux demandes (paiements, fidéicommis, dépenses, etc.); * Tu offriras un soutien rigoureux à la gestion des agendas et des courriels des avocat.e.s; * Tu organiseras la logistique des déplacements des avocat.e.s; * Tu prendras en charge diverses tâches administratives, comme la mise à jour des dossiers des membres du Barreau, la production de rapports et la collaboration avec l’équipe marketing pour la planification d’événements; * Tu assureras la révision et la correction des factures et des pro formas; * Tu accompliras toute autre tâche connexe liée au rôle. Pourquoi te joindre à Fasken? * Pour une rémunération globale concurrentielle; * Pour un milieu de travail hybride et flexible intégrant à la fois le télétravail et la présence au bureau en fonction des besoins des équipes et dans lequel l’équilibre de vie est au cœur de nos priorités; * Pour un programme de remboursement santé et mieux-être, un régime d’assurance qui s'adapte à tes besoins, un service de télémédecine et un régime d’épargne-retraite généreux; * Pour une ambiance de travail conviviale où les valeurs de respect, d’ouverture, d'innovation, de diversité, d’équité et d’inclusion sont mises de l’avant; * Pour une culture et des leaders qui prônent une excellente expérience employée en priorisant l’autonomie, la reconnaissance, la collaboration et le développement du plein potentiel; * Pour faire partie d’une entreprise qui s’engage et redonne à la communauté; * Pour des bureaux ergonomiques, lumineux et une salle de gym avec équipements. À propos de toi * Tu détiens un diplôme d’études professionnelles en secrétariat juridique; * Tu maîtrises parfaitement le français et l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. Le bilinguisme est essentiel, puisque tu seras appelé à collaborer régulièrement avec des collègues situés dans différents bureaux à travers le Canada; * Tu possèdes un minimum de cinq (5) ans d’expérience dans un poste similaire; * Tu as une connaissance des transactions de financement (un atout); * Tu maîtrises très bien la suite Microsoft Office; * Tu fais preuve de professionnalisme et tu as à cœur d’offrir un service à la clientèle de qualité; * Tu es autonome, flexible, à l’aise de collaborer avec plusieurs intervenant.e.s, et tu fais preuve de proactivité et d’initiative; * Tu affiches une attitude positive, une ouverture au changement et un bon esprit d’équipe; * Tu te démarques par ton sens de l’organisation, ta rigueur et ta capacité à gérer les priorités. Tu ne réponds pas à certains critères mentionnés? Nous t’invitons tout de même à nous faire parvenir ta candidature! Nous reconnaissons les talents et misons sur le potentiel de chacun.e. En ce sens, nous offrons plusieurs possibilités de formation continue. À propos de Fasken Situé à l’intersection de l’excellence et de l’expertise, Fasken est un cabinet d'avocat.e.s de premier plan comptant plus de 900 avocat.e.s à l’échelle mondiale. Nous nous engageons auprès de nos clients à façonner l’avenir qu’ils imaginent, précisément au moment où cela compte le plus. Pour plus de renseignements, visitez fasken.com. Chef de file du milieu juridique, nous avons été reconnus comme étant « le plus grand cabinet juridique au Québec en 2026 », « le meilleur cabinet d’avocat.e.s où travailler au Canada en 2023 et en 2024 » en plus d’être l’un des « meilleurs employeurs pour la diversité en 2023 ». Équité, diversité et inclusion Nous croyons en un milieu de travail diversifié, composé de personnes ayant des expériences et des qualités uniques. Il est important que tous nos membres trouvent notre milieu de travail accueillant et bienveillant. Un milieu de travail inclusif crée un environnement équitable où les personnes sont respectées et valorisées. Ainsi, nous sommes heureux d'offrir à nos candidat.e.s et membres Fasken les mesures raisonnables nécessaires afin que chacun.e puisse se réaliser pleinement. N'hésite pas à nous faire part de tout aménagement que nous pourrions te proposer pour t’offrir la meilleure expérience possible. Accessibilité et accommodements Sachez que des aménagements raisonnables sont disponibles pour les candidats en situation de handicap. #LI-Hybrid

What you’ll do

The legal assistant will prepare and revise legal documents, manage correspondence, and coordinate communications between lawyers, clients, and internal teams. Additionally, they will handle administrative tasks such as file organization, billing, agenda management, and event planning support.

Requirements

Candidates must hold a professional diploma in legal secretarial studies and possess at least five years of relevant experience. Fluency in both French and English is essential, along with proficiency in the Microsoft Office suite.

Benefits

• Competitive total compensation • Hybrid and flexible work environment • Health and wellness reimbursement program • Insurance plan • Telemedicine service • Generous retirement savings plan • Gym with equipment

Listed skills

• Customer service · Preferred
• Teamwork · Preferred
• document preparation · Preferred
• Organization · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• Microsoft Office Suite · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Legal administration
• Banking finance
• Document preparation
• Conflict research
• File management
• Calendar management
• Email management
• Travel logistics
• Billing and invoicing
• Microsoft Office suite
• Customer service
• Bilingualism
• Proactivity
• Organization
• Attention to detail
• Teamwork
• Calendar Management
• Administrative Support
• Professionalism
• Bilingual (French/English)
• Administrative Functions
• Research
• Banking
• Multilingualism
• Billing
• Management
• Customer Service
• Communication
• Event Planning
• Document Preparations
• Email Management
• Finance
• File Management
• Invoicing
• Microsoft Office
• File Organization
• Time Management
• Legal Document Revision
• Detail Oriented

Job areas

• Legal
• Administrative
• Finance & Accounting
• Banking Assistant
• Paralegal / Legal Assistant
• Legal and Related Associate Professionals
• Paralegals and Legal Assistants