Conseiller, Achats et contrats

9 mai 2019
Industries Banques, Assurances, Services financiers
Catégories Comptabilité, Finance, Transport, Logistique, Approvisionnement, Achat, Gestion, Consultation, Financement - Investissement - Fusion & Acquisition, Analyse Financière, Gestion - Administration
Quebec, QC

En respect des priorités du gestionnaire et des assignations du conseiller principal, Achats et contrats, le conseiller spécialisé collabore au processus de gestion contractuelle de la Société en fournissant aux partenaires internes, donneurs d'ouvrages et acheteurs de biens, les conseils et le soutien professionnel de son domaine d'expertise. À ce titre, il valide, analyse et participe à la préparation des documents requis à chacune des étapes menant à l'octroi d'un contrat, en respect de la stratégie d'approche contractuelle déterminée avec le conseiller principal et le gestionnaire. Il collabore aux projets de développements des systèmes internes afin d'en assurer l'adéquation avec les besoins de la Société, et ce, en conformité avec les lois et règlements.

Responsabilités principales :

Processus des achats et des contrats :

Conseiller et accompagner les gestionnaires (après consultation auprès du conseiller principal pour les dossiers plus complexes), sur le processus d'adjudication des contrats d'acquisitions de biens et de services, en accord avec la règlementation en vigueur au sein de la Société en matière contractuelle, ainsi que sur les principes de saine concurrence, d'équité et d'économie.

Selon l'assignation du gestionnaire ou du conseiller principal, préparer les documents sous la responsabilité de la Direction, Rapports financiers et valider ceux produits par les donneurs d'ouvrages, en lien avec le processus d'adjudication et les communiquer aux autorités concernées notamment les attestations de Revenu Québec, l'autorisation de contracter (absence du fournisseur au RENA), les autorisations du PDG (annexe 2, Autorisation de disposition ou d'exception), validation du contrat signé par les parties concernées.

Assurer le suivi des contrats (notamment, le solde au contrat, la date échéance et le processus de fermeture du contrat). Préparer la documentation des dossiers, notamment les exceptions invoquées, les discussions et échanges menant à l'adoption d'une stratégie d'approche contractuelle, de la justification d'un avenant ou de tout élément de non-conformité réglementaire à être révisée par le conseiller principal.

En lien avec les analyses en cours et à la demande de son gestionnaire, collaborer à la vigie des marchés touchant les besoins en approvisionnement de la Société (en biens et en services). Au besoin, participer à l'élaboration et à l'offre des formations personnalisées ou corporatives sur la gestion contractuelle auprès des gestionnaires et du personnel concerné de leur unité; à ce titre, participer à la conception de présentations claires, structurées et adaptées aux auditoires.

Processus d'appels d'offres publics (AOP) et sur invitation (AOI) :

Selon l'assignation du conseiller principal, collaborer à la préparation, avec la collaboration de l'unité administrative requérante, des documents d'appels d'offres. À la demande du conseiller principal, procéder au lancement et à la publication de certains appels d'offres sur le Système électronique d'appel d'offres du gouvernement du Québec (SÉAO) ou sur invitation auprès des prestataires de services identifiés par le gestionnaire concerné.

Tenir à jour tous les dossiers d'appels d'offres publics ou sur invitation, selon les échéanciers, et répondre aux questions soulevées par les différents prestataires de services, en tenant compte de la réglementation à laquelle la Société est assujettie et de la stratégie d'approche contractuelle choisie. Au besoin, procéder à la rédaction des addendas selon les règles en vigueur.

À la demande du conseiller principal, procéder à l'ouverture (publique pour les AOP) de certains appels d'offres, à la vérification de l'admissibilité des prestataires de services et à la conformité des soumissions reçues (AOI et AOP). Selon l'assignation du conseiller principal, agir à titre de secrétaire de comité de sélection de certains appels d'offres, coordonner les travaux du comité et l'évaluation des soumissions reçues dans le respect des règles d'adjudication; obtenir les autorisations et les signatures requises, le cas échéant.

À la demande du conseiller principal, procéder à l'adjudication du contrat sur le SÉAO (AOP) ou conformément à la politique de la Société et informer les autres soumissionnaires du résultat des appels d'offres. Compléter les documents de suivi et fermer les dossiers d'appels d'offres.

Reddition de comptes relative aux contrats :

Procéder à la cueillette, à l'analyse et à la compilation de toute information relative à la gestion contractuelle destinée au CA ou au comité de vérification de la Société, notamment sur les contrats d'un montant de 25 000 $ et plus ainsi que sur les contrats avec l'auditeur externe pour révision par le conseiller principal. Procéder à la reddition de comptes au Secrétariat du Conseil du trésor, notamment les justifications des ''Annexes 2''.

Fournir à son gestionnaire, sur demande, tout autre rapport requis en vue d'assurer une meilleure gestion interne en matière contractuelle au sein de la Société. Préparer annuellement de l'information à l'égard de la gestion contractuelle, requise pour la Société, au rapport annuel ou autrement. Selon les assignations de son gestionnaire, procéder à l'autorisation des déboursements en s'assurant préalablement d'avoir effectué les procédés de contrôles et de validation requis (agir à titre de 1er signataire).

Conformité réglementaire en matière de gestion contractuelle:

Selon l'assignation du conseiller principal, rechercher et extraire du SÉAO des modèles de documents d'appels d'offres. Participer à la préparation des projets de réponses aux rapports émis par différentes autorités, notamment l'auditeur interne, l'auditeur externe et l'Autorité des marchés publics.

Participer à la documentation des réponses, dans les délais impartis, aux plaintes reçues dans le cadre du processus d'octroi de contrats. Collaborer au maintien, à l'entretien et à l'optimisation des systèmes de données de la Société, en lien avec la gestion des achats et des contrats. Connaître et participer à la documentation de la politique, de la directive et du processus de gestion des achats et des contrats.

Qualifications spécifiques requises :

  • Détenir un baccalauréat en administration ou autre discipline pertinente à l'emploi.
  • Posséder un minimum de cinq (5) années d'expérience pertinente à titre de professionnel en gestion contractuelle.
  • Connaissance approfondie des règles gouvernementales (lois, règlements, accords) en matière de gestion contractuelle.
  • Détenir le titre de Secrétaire de comité de sélection (SCS).
  • Connaissances intermédiaires-avancées de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.).
  • Excellente maîtrise du français parlé et écrit.

Profil général recherché :

  • Être orienté vers le client.
  • Savoir gérer les priorités.
  • Être doué pour les communications (orales et écrites); communications claires, précises et complètes, eu égard aux messages à diffuser.
  • Maîtriser la résolution de problèmes.
  • Faire preuve d'une capacité d'adaptation, de jugement et d'interprétation des lois, règlements et politiques.
  • Être habile avec les systèmes informatiques de gestion.
  • Être apte à prendre des décisions de qualité.
  • Être à l'aise pour travailler directement avec des gestionnaires n'ayant pas nécessairement des connaissances pointues en matière de gestion contractuelle et ayant régulièrement des interprétations divergentes des lois, règlements, politiques et directives.

Conditions de travail particulières :

  • Disponibilité à travailler en dehors des heures normales de travail.

Conditions de travail :

  • Gamme complète d'avantages sociaux incluant un régime de retraite à prestations déterminées.

Particularités :

  • Les candidats externes doivent transmettre leur curriculum vitae sur notre site carrières: www.investquebec.com.

Investissement Québec souscrit aux principes d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les membres des minorités visibles et des minorités ethniques, les personnes handicapées et les Autochtones à poser leur candidature.

Le masculin est utilisé dans le but d'alléger le texte seulement.

N.B. Ce poste fait l'objet d'un affichage interne-externe simultanément.

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