Responsable - gestion financière

5 décembre 2018
Industries Éducation, Formation
Catégories Comptabilité, Finance, Comptabilité financière, Comptabilité de gestion, Analyse Financière
Montreal, QC

Responsable – gestion financière

Service de la comptabilité et de la trésorerie

Poste régulier, temps plein.

Milieu de vie

HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l'international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

Relevant de la Direction des finances, le Service de la comptabilité et de la trésorerie est responsable des opérations comptables (revenus, déboursés, flux de trésorerie), de la tenue des systèmes comptables (grand livre) et de la préparation des rapports et états financiers.

Rôle et responsabilités

Le ou la responsable – gestion financière effectue la comptabilité, l'analyse, la préparation et la production des états financiers des fonds de fonctionnement et de dotation de HEC Montréal et des autres entités de l'École, dans le respect des règles établies. La personne titulaire de cet emploi est aussi responsable de toutes les étapes relatives à la gestion des déboursés. Elle planifie, coordonne et supervise le travail du personnel sous sa responsabilité. Plus spécifiquement :

Gestion financière :

  • S'assure que la comptabilité des fonds et des activités sous sa responsabilité respecte les normes établies par le ministère de l'Enseignement supérieur, de la Recherche, de la Science et de la Technologie (MESRST), l'ICCA, les lois fiscales et les politiques de HEC Montréal.

  • À l'aide du système de gestion intégré, prépare les écritures de journal nécessaires à la comptabilisation des transactions financières (actifs, passifs, etc.) des fonds et des activités sous sa responsabilité.

  • Selon le fonds, s'assure de l'obtention des procès-verbaux, des contrats d'entente, des rapports officiels émis lors du démarrage des campagnes, etc.

  • Effectue la comptabilité, la préparation et la production des états financiers des fonds de fonctionnement et de dotation de HEC Montréal et des autres entités associées à l'École :

  • Pour la direction de la Fondation HEC Montréal et des relations avec les diplômés, s'assure de la gestion comptable des dons, des appropriations et des affectations. Concilie les résultats aux livres avec les résultats provenant du logiciel de levée de fonds. Lors d'une contribution avec capital permanent, s'assure du transfert au fonds de dotation.

  • Pour la direction de la Fondation HEC Montréal et des relations avec les diplômés, produit annuellement les états financiers ainsi que divers rapports de gestion mensuels et la réclamation de taxes à la consommation. Prépare les chiffriers reflétant les transactions des états de caisse et concilie mensuellement les portefeuilles de la fiducie et des gestionnaires de placement.

  • Pour le fonds de dotation, ouvre les dossiers nécessaires au suivi et établit la structure de la charte de comptes des fonds. Effectue le suivi des apports de capitaux et prépare les rapports de gestion interne.

  • Pour les fonds de dotation J.A. Bombardier et Omer DeSerres, prépare les chiffriers reflétant les transactions des états de caisse et concilie mensuellement les portefeuilles de la fiducie et des gestionnaires de placement.

  • Pour la fondation universitaire et l'Association des diplômés, prépare annuellement les états financiers ainsi que les divers rapports de gestion. 

  • Procède aux analyses de comptes en vue de la préparation des états financiers. Identifie et corrige toutes anomalies et irrégularités, selon les principes comptables et les règles financières des universités.

  • Assure des relations étroites et constantes auprès des différentes unités de HEC Montréal afin d'optimiser la gestion et la compréhension de la comptabilité. Communique les renseignements pertinents facilitant leur gestion financière et leur prise de décisions. 

  • En collaboration avec les responsables budgétaires, assure le suivi des revenus et des dépenses; identifie et analyse les écarts entre les dépenses et les revenus réels et les montants alloués ou anticipés.

  • Procède à différentes analyses financières et prépare les rapports de gestion interne relatifs aux fonds et aux activités sous sa responsabilité. 

  • Prépare les états financiers ainsi que les rapports financiers (internes et externes) destinés au ministère de l'Éducation du Québec et à tout autre organisme.

  • Prépare et fournit aux vérificateurs internes et externes les informations et les documents demandés. 

Gestion des déboursés :

  • En collaboration avec son supérieur immédiat, détermine, met à jour et documente les politiques, les règles, les méthodes et les processus de travail relatifs à la gestion des déboursés; les rend disponibles aux personnes concernées et veille à leur application.

  • Coordonne l'ensemble des étapes relatives à la gestion des dossiers fournisseurs (création des dossiers, réception des factures, paiement, suivi des encaissements, etc.). Veille à l'application adéquate des différentes taxes (TPS, TVQ) et produit le rapport afférent à l'intention du gouvernement.

  • S'assure de la vérification, de l'émission et de l'expédition des chèques de remboursement aux fournisseurs. Effectue le suivi de leur encaissement auprès des institutions financières.

  • S'assure du suivi des demandes de traites à la banque, des transferts bancaires, des remises et des crédits de taxes dans les comptes appropriés, etc. 

  • À l'aide du système de gestion intégré :

  • Coordonne le transfert de données aux systèmes financiers de HEC Montréal (passerelles comptables);

  • Veille à la saisie des données relatives aux modalités de paiement conformément aux ententes intervenues entre le responsable – achat et approvisionnement et les fournisseurs.

  • Gère l'attribution des petites caisses pour les services de HEC Montréal et effectue des contrôles périodiques (dépenses accordées, balance, etc.).

  • Coordonne la préparation de statistiques et de différents rapports financiers de fin de période relatifs à la gestion des déboursés. Identifie et analyse les écarts et applique les mesures correctives appropriées. Soumet tout écart inhabituel à son supérieur immédiat; assure le suivi. 

Système informatisé :

  • Contribue au développement des technologies de l'information de son secteur d'activités : 

  • En collaboration avec les intervenants impliqués, analyse les façons d'utiliser les modules du progiciel relatifs aux états financiers. Évalue les procédures actuelles et étudie les fonctionnalités non exploitées afin d'identifier les façons d'intégrer de nouvelles procédures. Informe les utilisateurs des impacts sur leur processus de travail;

  • Participe aux activités d'implantation et de mise à jour du système de gestion intégré : effectue des travaux d'analyse, prépare des dossiers et participe à des groupes de travail pour transposer les besoins de son secteur sur le système informatique. 

  • Forme, conseille et assiste le personnel du service au niveau de l'utilisation des modules du progiciel de gestion financière relatifs aux états financiers et à l'exécution des requêtes.

  • Est responsable de la conformité et de la qualité des données pour fins de traitement et de l'exactitude des informations transmises. S'assure que les données traitées par le système informatisé correspondent aux procédures établies et respectent les principes d'intégration. 

Autres :

  • En fonction des priorités établies, assume la gestion des ressources humaines sous sa responsabilité.

  • Planifie, coordonne et supervise le travail des membres de son équipe;

  • Veille à ce que les échéanciers établis soient respectés;

  • Assure l'orientation de tout nouvel employé. Veille à transmettre les orientations de son secteur d'activités, les objectifs poursuivis et les résultats à produire, en signifiant les attentes à satisfaire. Crée et maintient une qualité de vie au travail et un climat satisfaisant et stimulant;

  • Évalue les besoins en ressources humaines pour son secteur d'activités et soumet ses recommandations à son supérieur immédiat;

  • Participe à la sélection des nouveaux employés, à leur évaluation suite à la période de probation, à l'identification des besoins de formation, à l'appréciation du rendement, etc. en communiquant ses observations et ses recommandations à son supérieur immédiat.

  • Lorsque requis, adapte les méthodes de travail de son secteur d'activités selon les changements apportés aux règlements administratifs ou introduits par l'utilisation de nouvelles technologies. Propose à son supérieur de nouveaux modes de fonctionnement.

  • S'assure de la qualité du service à la clientèle offert par les membres de son secteur d'activités; règle les dossiers nécessitant une attention particulière qui lui sont référés.

 

Profil recherché

  • Baccalauréat en administration des affaires avec option comptabilité

  • Minimum de 6 années d'expérience de travail pertinente

  • Membre en règle de l'Ordre des comptables professionnels agréés du Québec (CPA)

  • Bonne connaissance des principes financiers et des applications informatiques en gestion

  • Très bonne connaissance des exigences du ministère de l'Enseignement supérieur, de la Recherche, de la Science et de la Technologie du Québec en regard des opérations comptables

  • Très bonne connaissance des lois fiscales et comptables du secteur public et parapublic

  • Connaissance de la comptabilité par fonds

  • Très bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite

  • Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite

  • Habiletés dans les relations interpersonnelles (orientation et approche client) et dans les communications orales et écrites

  • Aptitudes pour la supervision, la coordination et le travail d'équipe 

  • Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques d'usage courant

  • Intérêt marqué pour l'apprentissage de nouvelles technologies

  • Esprit de synthèse, capacité d'analyse et habileté pour la résolution de problèmes

  • Capacité de travailler avec un minimum de supervision

  • Connaissance du secteur public, parapublic et du milieu universitaire (atout)

Avantages

  • Échelle salariale jusqu'à 93 609 $, selon les années d'expérience pertinente

  • 23 jours de vacances annuelles après un an de service

  • 15 jours fériés

  • Programme de formation et de développement plus généreux que le marché

  • Programme d'assurance collective et régime de retraite à prestations déterminées

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